A tu część druga. 🙂

Temat wdrożenia kanałów do zgłaszania nieprawidłowości coraz częściej pojawia się w przestrzeni publicznej, a w ślad za tym, propozycje wewnętrznych regulacji dotyczących kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Dziś przygotowałem dla Was listę 9 błędów, których należy się wystrzegać przygotowując wewnętrzne regulacje.  

Błąd pierwszy – brak jakiejkolwiek regulacji dotyczącej sygnalistów 

Pamiętajmy, że nie wszystkie podmioty sektora prywatnego będą musiały wdrożyć kanały do zgłaszania naruszeń i posiadać wewnętrzne regulacje dotyczące ochrony sygnalistów. Nic nie stoi to jednak na przeszkodzie, aby mniejsze organizacje, zatrudniające do 50 pracowników, także wdrożyły kanały do zgłaszania nieprawidłowości. Warto wiedzieć, że przepisy krajowe mogą rozszerzyć stosowanie przepisów o sygnalistach także na mniejsze podmioty, a w przypadku niektórych rodzajów działalności posiadanie polityki anonimowego zgłaszania naruszeń jest wręcz koniecznością. Wdrożenie polityki zgłaszania naruszeń może być pozytywnie postrzegane przez partnerów handlowych i kontrahentów. Oni także, z uwagi na prowadzoną działalność, mogą chcieć współpracować z podmiotami, które reprezentują wysokie standardy etyczne. Pomijam oczywiście fakt oczywistego błędu, jakim będzie brak wewnętrznej procedury w organizacji sektora prywatnego, które mają obowiązek jej wdrożenia, jak również brak wewnętrznej regulacji w organizacjach sektora publicznego. 

Błąd drugi – wykorzystanie wzorów polityki dostępnych w Internecie  

Duża część podmiotów, w tym spółek publicznych, już teraz prezentuje na swoich stronach kodeksy etyczne, w tym politykę ochrony sygnalistów. Wynika to także chociażby z rekomendacji wskazanych w Standardach rekomendowanych dla systemu zarządzania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.  

Możliwość zapoznania się z treścią polityki stosowanej przez inne podmioty jest często wykorzystywany do opracowania własnych dokumentów na tej bazie. Nie tylko się „inspirujemy” ich treścią do stworzenia własnej polityki, ale można wręcz spotkać sytuacje kopiowania całych fragmentów tego typu opracowań. Pomijając fakt, że takie zachowanie może stanowić naruszenie praw autorskich i nosić znamiona czynu nieuczciwej konkurencji, bezrefleksyjne skopiowanie innej regulacji może prowadzić do wdrożenia polityki i kanałów zupełnie nie przystających do realiów naszej organizacji.  

Błąd trzeci – przerost formy nad treścią  

Procedury dotyczące kanałów informowania o naruszeniach i ochrony sygnalistów, w związku z tym, że kierowane są także do osób spoza organizacji (kontrahentów, byłych pracowników), powinny cechować się przede wszystkim prostotą i zwięzłością. Obszerność procedury, odwoływanie się i cytowanie przepisów prawa, posługiwanie się językiem pełnym frazesów, nie uczyni z takiej procedury skutecznego narzędzia.  

Błąd czwarty – brak określenia celów  

Każda organizacja powinna postawić sobie określone, mierzalne cele związane z przyjmowaną procedurą. Powinny one być spisane i uzupełnione o mechanizmy pozwalające na monitorowanie postępu w realizacji przyjętych założeń. W związku z tym, że wewnętrzna polityka w zakresie sygnalistów jest elementem systemu compliance, cele te powinny być ze sobą spójne lub w pełni uwspólnione.  

W kolejnym wydaniu newslettera przedstawię kolejne 5 błędów, których należy unikać przy opracowaniu wewnętrznej polityki informowania o naruszeniach i ochronie sygnalistów. 

Zobacz od razu część II tego artykułu.