W dzisiejszym wydaniu zajmiemy się nowym standardem ISO dotyczącym sygnalistów: normą 37002, o której wspominałam w poprzednim wydaniu newslettera i od kilku dni dokładnie ją analizuję. Przepisy są w tej chwili dostępne tylko w języku angielskim. Tym samym już teraz chciałbym zachęcić do udziału w planowanym na wrzesień kolejnym webinarze, który w całości poświęcę nowej normie. O tym webinarze jeszcze będę pisać.

Norma jako zbiór dobrych praktyk

Jak wspomniałem poprzednio, zaproponowany standard nie podlega certyfikacji, w związku z tym należy go traktować jako zbiór dobrych praktyk w zakresie wdrażania kanałów do zgłaszania nieprawidłowości oraz zapewniania ochrony osobom dokonującym zgłoszenia naruszeń. Norma ma charakter generyczny i może być stosowana przez organizacje bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, wielkość oraz to czy jest to organizacja sektora prywatnego czy publicznego.

Fundamenty nowego standardu

Poza słowem wstępnym i wprowadzeniem, znajdziemy w dokumencie siedem podstawowych i zasadniczych bloków opisujących poszczególne zagadnienia.

Warto jednak na chwilę zatrzymać się na wprowadzeniu. Jak podkreślono, wytyczne zawarte w dokumencie mają pomóc organizacjom w tworzeniu systemu zarządzania informowaniem o nieprawidłowościach opartego na zasadach zaufania, bezstronności i ochrony. Dzięki temu możliwe będzie zbudowanie skutecznego systemu osiągniętego poprzez:

• zaangażowanie liderów w zapobieganie i rozwiązywanie problemów z niewłaściwym zachowanie,
• zachęcanie do wczesnego zgłaszanie nieprawidłowości,
• zapobieganie działaniom odwetowym wobec osób dokonujących zgłoszenia,
• promowanie kultury otwartości, przejrzystości, uczciwości i odpowiedzialności.

Już na wstępie możemy więc dostrzec, jakie są filary nowej normy, a w zasadzie, co jest istotne z punktu widzenia wdrożenia skutecznego systemy do zgłaszania naruszeń. Zaprezentowana niżej grafika przedstawia fundamenty nowego standardu – przyjrzymy się jak przedstawia się nowa norma.  

Zaprezentowana grafika przedstawia fundamenty nowego standardu. Jak w wielu innych normach, także w omawianym dokumencie, posłużono się opisaniem zasad w oparciu o tzw. Cykl Deminga, czyli: zaplanuj, wykonaj, sprawdź oraz popraw. Podkreślam także dodatkowe perspektywy, w jakich należy ten cykl stosować:

• pierwszą z nich jest otoczenie zewnętrzne organizacji pozwalające na zrozumieniu organizacji i ustaleniu kontekstu.
• drugą perspektywę możemy odnaleźć wewnątrz organizacji poprzez zapewnienie odpowiedniego przywództwa i wsparcia, bez których osiągnięcie celów nie będzie możliwe.

Dokument zawiera także kilka definicji, w tym niezwykle ciekawą i przydatną definicję „szkodliwego postępowania” wobec osoby dokonującej zgłoszenia.

Nie bez powodu punktem wyjścia dla zbudowania i wdrożenia kanałów do zgłaszania nieprawidłowości jest ustalenie kontekstu organizacji: jej otoczenia biznesowego, potrzeb i ryzyka jakie towarzyszy prowadzonej działalności. Ten etap wdrożenia nie może być pomijany, a jego niewłaściwe przeprowadzenie może skutkować wdrożeniem systemu nieskutecznego, ignorowanego i jednocześnie nie dającego wiedzy na temat nieprawidłowości jakie występują lub mogą wystąpić w organizacji.

Sporo uwagi, co nie dziwi, poświęcono czynnikom wewnętrznym, za jakie uważam na tym gruncie odpowiednie zaangażowanie kierownictwa oraz udzielanie przez to kierownictwo odpowiedniego wsparcia – nie tylko na etapie tworzenia i wdrażania systemy, ale także na etapie jego funkcjonowania. Kierownictwo powinny być zaangażowanie w opracowanie właściwych polityk, a także to ich właściwe komunikowanie i aktualizowanie w miarę potrzeb.

Pozostałe elementy nowego standardu nie powinny nastręczać trudności we wdrożeniu, a później w funkcjonowaniu systemu whistleblowingowego w organizacji. Właściwe zaplanowanie działań i ich wdrożenie, regularna kontrola funkcjonowania systemu dokonywana za pomocą jasnych i mierzalnych kryteriów a także usprawnianie przyjętych zasad funkcjonowania pozwolą wdrożyć system skuteczny i efektywny.

System będzie skuteczny jeśli:

• zachęca do zgłaszania niewłaściwych działań i ułatwia ich zgłaszanie,
• wspiera i zapewnia ochronę osób zgłaszających przypadki naruszenia,
• zapewnia, że zgłoszenia niewłaściwych działań są rozpatrywane we właściwy i terminowy sposób,
• wpływa na poprawę kultury organizacyjnej i zarządzania,
• zmniejsza ryzyka niewłaściwych działań.

FAQ

Oto pytanie jakie otrzymałem ostatnio:

Pytanie: Czy fundacja rozwoju przedsiębiorczości (wpisana do KRS w Rejestrze Stowarzyszeń….Fundacji..), której fundatorem jest miasto (prezydent miasta), powinna zostać uznana za podmiot prawny w sektorze publicznym lub za podmiot kontrolowany przez podmiot prawny w sektorze publicznym, a tym samym na gruncie dyrektywy powinna wdrożyć system ochrony sygnalistów do 17.12.2021 r., czy też należy do sektora prywatnego, a że zatrudnia 30 osób – nie jest objęta postanowieniami dyrektywy?  

Odpowiedź: W mojej opinii decydującym faktem dla objęcia danej organizacji obowiązkiem posiadania kanałów do zgłaszania nieprawidłowości, będzie nie to, jaką dana organizacja ma formę prawną, ale jaki podmiot – publiczny czy prywatny, kontroluje daną organizację. W tym przypadku fundacja rozwoju przedsiębiorczości będzie zobowiązana do wdrożenia przepisów. Wynika to przede wszystkim z brzmienia art. 8 ust. 9, który nakazuje wdrożenie kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń naruszeń podmiotom będących własnością lub pod kontrolą podmiotów publicznych. Dotyczy to tych sytuacji, w których podmiot publiczny sprawuje kontrolę nad organizacją pozwalającą mu na wywieranie decydującego wpływu na działania tej organizacji.

Ciekawostka

Zbliża się dwudziesta rocznica zamachów na WTC w Nowym Yorku. Z tej okazji zachęcam do obejrzenia wystąpienia byłego dyrektora CIA odpowiedzialnego m.in. za dotarcie do sprawców tych zamachów na bliskim wschodzie, a jednocześnie przeciwnika stosowania tortur. W swoim wywiadzie dla jednej z telewizji amerykańskich opowiedział on o programie stosowanym przez władze amerykańskie i chwilę po tym stał się ofiarą licznych postępowań, aż trafił na wiele miesięcy do więzienia. Tymczasem dostarczony po wielu latach raport na temat stosowania tortur wobec zatrzymanych w związku z zamachami na WTC okazał się prawdziwy.