15.07 o poprowadziłem webinar, w którym przedstawiłem 5 sposobów na skuteczne wdrożenie dyrektywy o sygnalistach.

Zobacz nagranie tego szkolenia tutaj.

Uważni czytelnicy pamiętają, że w poprzednich wpisach opublikowałem 4 praktyczne wskazówki dotyczące wdrożenia ochrony o sygnalistach. Przed nami piąta z nich.

Wskazówka 5: nie wyważaj otwartych drzwi

Często czytam na różnych forach, że organizacje powinny poczekać z wdrożeniem dyrektywy o ochronie sygnalistów do czasu pojawiania się przynajmniej projektu ustawy implementującej postanowienia dyrektywy do polskiego porządku prawnego. Zwolennicy tego poglądu mają dużo racji argumentując, że skoro nie wiemy jaki kształt będą miały polskie przepisy, to opracowanie wdrożenia tylko na podstawie dyrektywy może okazać się przedwczesne lub nieadekwatne do przyszłych obowiązków. Częściowo zgadzam się z taką strategią, aby problemy rozwiązywać wtedy, kiedy się rzeczywiście pojawią. Brak zaufania do polskiego ustawodawcy co do jakości stanowienia prawa, może to dodatkowo potwierdzać.

W przypadku jednak tej właśnie dyrektywy, która w pewnym sensie bazuje na podejściu „risk based approach”, organizacje nie dostaną jednoznacznych wytycznych, co konkretnie mają przedsięwziąć aby po pierwsze, wdrożyć kanały do zgłaszania nieprawidłowości i jakie to kanały mają być, a po drugie, żadne przepisy nie wskażą konkretnego zamkniętego katalogu zachowań, którym będzie można przypisać typowo odwetowy charakter. Stąd też dla tych z Was, którzy czekają na polskie przepisy wskażę przykłady przepisów, do których można sięgnąć już teraz, przygotowując się do wdrożenia. 

Oto one:

1. Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Zgodnie z art. 53 ustawy, procedura anonimowego zgłaszania naruszeń określa w szczególności:

1. osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;
2. sposób odbierania zgłoszeń;
3. sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania;
4. sposób ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
5. zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób, o których mowa w pkt 4, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;
6. rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;
7. termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 2019 r. Prawo bankowe

Artykuł 9 ust. 2a ustawy Prawo bankowe wskazuje, że w banku powinien funkcjonować system zarządzania obejmujący procedury anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w banku procedur i standardów etycznych. Ponadto, zgodnie z ust. 2b, w ramach procedur, o których mowa powyżej, bank zapewnia pracownikom, którzy zgłaszają naruszenia, ochronę co najmniej przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.

Wskazówki dotyczące procedur anonimowego zgłaszania nieprawidłowości w bankach zostały sformułowane w rozporządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, polityki wynagrodzeń oraz szczegółowego sposobu szacowania kapitału wewnętrznego w bankach z dnia 8 czerwca 2021 r. LINK.

FAQ

1. Co to jest zgłoszenie wewnętrzne?  

Zgłoszenie wewnętrzne to nic innego jak przekazanie ustnie albo pisemnie zgłoszenia naruszeń do organizacji, której dotyczy zgłoszenie albo dokonanie tego w obrębie organizacji. Dyrektywa posługuje się schematem, w którym poprzez wdrożone systemy, naruszenia powinny być w pierwszej kolejności kierowane bezpośrednio do podmiotu prywatnego lub publicznego.

2. Co to jest zgłoszenie zewnętrzne?

Zewnętrzne kanały zgłoszeń powinny zostać wdrożone przez właściwe organy i mowa tu oczywiście o  podmiotach publicznych. Na poziomie krajowym powinny zostać ustanowione procedury pozwalające na dokonywania zgłaszania naruszeń bezpośrednio do tych organów. Zgłoszenia zewnętrzne powinny być dokonywane po zgłoszeniu wewnętrznym – czyli chociażby w przypadku, kiedy organizacja nie podjęła żadnych działań w związku z dokonanym zgłoszeniem.

3. Co to jest ujawnienie publiczne?

Ujawnienie publiczne oznacza podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń, na przykład opisanie sytuacji w mediach społecznościowych, czy przekazanie informacji dziennikarzom. Ujawnienie publiczne powinno być poprzedzone dokonaniem zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego, samego  zgłoszenia zewnętrznego lub kiedy osoba dokonująca zgłoszenia ma uzasadnione podstawy, że naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego. Może to mieć miejsce na przykład w przypadku sytuacji wyjątkowej lub ryzyka wystąpienia nieodwracalnej szkody lub w przypadku, gdy za dokonanie zgłoszenia zewnętrznego grożą działania odwetowe lub istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego zaradzenia naruszeniu, z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem a sprawcą naruszenia lub udziału organu w naruszeniu.

---