5 prostych zasad, jak skutecznie przeprowadzić postępowanie wyjaśniające

Wszyscy doskonale wiemy, że zgłaszanie nieprawidłowości wiąże się po pierwsze z tym aby na wstępie ocenić charakter zgłoszenia, a po drugie aby przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. W mojej ocenie etap postępowania wyjaśniającego rozpoczyna się w momencie, w którym zgłoszenie zostanie po raz pierwszy odczytane lub odtworzone przez osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.

Bez względu na to czy zgłoszenie zostanie uznane za nieistotne lub takie, w którym nie można podjąć jakichkolwiek dalszych działań (bez względu na przyczyny) to już samo stwierdzenie tego faktu jest początkowym etapem postępowania wyjaśniającego.

Zasada pierwsza – wstępna selekcja i rozpoznanie

Wstępna selekcja zgłoszeń jest także etapem postępowania wyjaśniającego. To na tym etapie następuje początkowa ocena tego czego dotyczy zgłoszenie oraz podjęcie decyzji co do nadanie sprawie dalszego biegu. Jest to już pierwsza merytoryczna decyzja w sprawie. Ta faza procesu jest niezwykle istotna także z perspektywy zarządzania przez organizacje obiegiem informacji. Wraz z pierwszym zgłoszeniem nie tylko ważna jest data (a czasem i godzina) kiedy wpłynęło zgłoszenie ale także to w jakim kanałem ono wpłynęło, jak było szczegółowe, czy pojawiły się w zgłoszeniu jakieś dane osobowe i kogo one dotyczyły oraz czy sygnalista załączył jakieś dokumenty lub zdjęcia do przesłanego komunikatu.

Bez względu na to czy sprawie zostanie nadany dalszy bieg etap wstępnej selekcji powinien być przeprowadzony bardzo drobiazgowo i powinien on skupić się na zebraniu i zabezpieczeniu wszystkich uzyskanych w pierwszym zgłoszeniu informacji i dokumentów. W tym etapie należy także zweryfikować czy istnieją potencjalne lub rzeczywiste powiązania z innym zgłoszeniem lub sprawą.   Jeśli zgłoszeniu nie zostanie nadany dalszy bieg (pomijam w tym momencie uzasadnienie do takiej decyzji) to w zasadzie można zarchiwizować sprawę udzielając także stosownych informacji sygnaliście.  

Zasada druga – wszystko może okazać się istotne

Prowadzenie właściwego postępowania wyjaśniającego może zająć sporo czasu i wiązać się z gromadzeniem sporej liczby informacji czy dokumentów. Merytorycznej ocenie zgłoszenia każdorazowo musi towarzyszyć przekonanie, że każda pojawiająca się w sprawie informacja lub dokumentów może mieć znaczenia w późniejszym etapie. Stąd też prowadząc postępowanie wyjaśniające trzeba być przygotowanym do tego aby skrupulatnie gromadzić, organizować i porządkować pojawiające się w sprawie informacje. Dokument lub informacja z pozoru nieistotna na pierwszy rzut oka w powiązaniu jednak z inną informacją pozyskaną w toku sprawy może okazać się kluczowa. Chcąc prowadzić postępowanie wyjaśniające musisz także zastanowić się nad sposobem sporządzania i przechowywania notatek lub innych zapisów związanych ze sprawą aby móc do nich wrócić w odpowiednim momencie poddając je weryfikacji i ocenie pod kątem ich przydatności.

Możesz na bieżąco dokonywać oceny zbieranego materiału choćby z tego względu, że wśród informacji istotnych będą się pojawiały kwestie zupełnie nieistotne. Jednak z ostrożność wstrzymałbym się jeszcze od definitywnych rozstrzygnięć i decyzji do mementu kiedy w sprawie będzie już wszystko zgromadzone.

Zasada trzecia – odpowiedni materiał

Szanse na zakończenie postępowania wyjaśniającego sukcesem rosną wtedy kiedy w sprawie zgromadzony zostanie odpowiedni materiał dowodowy. To trochę jak z postępowaniem sądowym, zwłaszcza postepowaniem karnym, którego celem jest wykrycie sprawcy, zgromadzenie odpowiedniego materiału dowodowego i ustalenie winny a z tego i kary. Sposób w jaki przytaczam ten przykład jest oczywiście sporym uproszczeniem ale z uwagi na pewne analogie rolą prowadzącego postępowanie wyjaśniające będzie ustalenie, poszukiwanie i zgromadzenie odpowiedniego materiału dowodowego. Co to jest odpowiedni materiał dowodowy? To taki zbiór informacji, który pozwoli prowadzącemu wyjaśnić sprawę. Trochę to jedno przez drugie. W zasadzie jest w tym sporo racji ale to od umiejętności osoby prowadzącej postępowanie wyjaśniające będzie zależało jakie dokumenty i materiały zostaną do sprawy pozyskane i zabezpieczone aby móc w dalszym etapie dokonać ich oceny.

Postepowanie wyjaśniające będzie polegało na zebraniu i zabezpieczeniu dowodów, w tym także zeznań świadków a być może i samego sygnalisty jeśli jego tożsamość będzie znana. Z uwagi na to, że postepowanie wyjaśniające ma charakter postępowania wewnętrznego osoby prowadzące postępowanie nie mogą dopuścić się działań sprzecznych z prawem, zasadami etyki i wewnętrzną procedurą przyjmowania zgłoszeń. Innymi słowy materiał dowodowy trzeba gromadzić zgodnie z prawem i w sposób etyczny.

Zasada czwarta – rozstrzygnięcie

Każda sprawa prowadzona w oparciu o zgłoszenie od sygnalisty wymaga rozstrzygnięcia. Może to być pozostawienie zgłoszenia bez dalszego rozpoznania albo przeprowadzenie skrupulatnego postępowania wyjaśniającego z dużą listą zgromadzonych dowodów. Rozstrzygnięcie w sprawie jest punktem kulminacyjnym. Podsumowuje dotychczas prowadzone działania i zgromadzone w sprawie informacje oraz wyznacza kierunek dalszych działań. Stąd też powinno ono zostać opracowane na podstawie całokształtu zgromadzonego w sprawie materiału. W zasadzie w dużej części spraw będzie ono się sprowadzało do stwierdzenia czy miało miejsce naruszenie przepisów prawa lub jakiś regulacji wewnętrznych, opis tego naruszenia oraz wskazania dowodów, które zostały uznane w sprawie za wiarygodne. W rozstrzygnięciu musi się także znaleźć wskazanie co organizacja zamierza lub planuje zrobić w związku z ujawnionymi nieprawidłowościami. Czyli jakie działania następcze, w jakim czasie i przez kogo zostaną przeprowadzone.  

Rozstrzygnięcie jest także ważne z punktu widzenia samego sygnalisty, bo przecież na niczym bardziej mu nie zależy jak na wyjaśnieniu sprawy i wskazaniu środków naprawczych w związku z ujawnionymi naruszeniami. Dlatego ważne jest aby osoba prowadząca sprawę lub zespół potrafił (ustnie lub najlepiej na piśmie) przekonywująco i klarownie uzasadnić przeprowadzone w sprawie czynności i podjęte decyzje.

Zasada piąta – kompetencje

Wszyscy zgodzimy się  z tym, że osoby prowadzące wewnętrzne postępowania wyjaśniające powinny być osobami o ponadprzeciętnych kompetencjach. Nie tylko powinny one dysponować szeroką wiedzą ogólną z wielu dziedzin co także powinny posiadać wysoko rozwinięte umiejętności miękkie i interpersonalne. Odpowiedni dobór i szkolenie osób zajmujących się rozpatrywaniem zgłoszeń wewnętrznych będzie pozytywnie wpływał nie tylko na jakość prowadzonych postępowań ale rozstrzygnięcia podejmowane przez osoby kompetentne i doświadczone spotykać się będą z większą akceptacją.

Wśród niezliczonych cech osób prowadzących postępowania wyjaśniające na szczególe podkreślenie zasługuje umiejętność zachowania obiektywizmu i niezależności. Musimy pamiętać, że osoby prowadzące postępowania wyjaśniające mogą być poddawane różnego rodzaju naciskom i presji, czy to ze strony kolegów z pracy, czy to ze strony przełożonych. Często będą musiały się sprzeciwić co w sytuacji pozostawania w stosunku zależności nie będzie łatwe i może wiązać się z nieprzyjemnościami dla samego prowadzącego. Osoby prowadzące postępowania wyjaśniające powinny dużą uwagę poświęcać na to to aby na każdym etapie prowadzonej sprawy kierować się chłodną i obiektywną oceną sprawy, ale i nie oceniać sygnalisty, osób których dotyczy zgłoszenie i nie ferować przedwczesnych wyroków.

Wdrożenie ochrony sygnalistów w Twojej firmie?

Jeśli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu kanałów do zgłaszania nieprawidłowości lub w prowadzeniu wewnętrznych postępowań wyjaśniających, nie czekaj! Zadzwoń lub wypełnij formularz kontaktu. Na pewno się odezwiemy.