Zgłaszanie naruszeń – czyli nowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów

Kilka dni temu na stronach Rządowego Centrum Legislacji został przedstawiony nowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, nazywaną potocznie ustawą o ochronie sygnalistów. Pierwsza wersja projektu została przedstawiona jeszcze w październiku 2021r. a obecny projekt, datowany na 6 kwietnia 2022r. jest drugą odsłoną przepisów o ochronie sygnalistów.

Patrząc na liczbę zgłoszonych do poprzedniej wersji uwag oraz biorąc pod uwagę czas jaki upłynął od opublikowania pierwszego projektu można było oczekiwać, że autorzy głębiej pochylą się nad problematyką ochrony sygnalistów i zaprezentują odważne i kompletne rozwiązania pozwalające na realną ochronę sygnalistów. Tym czasem wydaje się, na pierwszy rzut oka, że zaprezentowane zmiany mają charakter powierzchowny i niekompletny.  

Ile jest czasu na wdrożenie ochrony sygnalistów?

Odnotować trzeba i przyjąć z aprobatą wydłużenie okresu vacatio legis. W stosunku do pierwotnej wersji zakładającej czternastodniowe vacatio legis projekt istotnie wydłuża przedsiębiorcom czas na przygotowanie się do nowych przepisów. Ustawa wejdzie w życie w terminie 2 miesięcy od jej ogłoszenia, przy czym przepisy kreślą dodatkowy miesiąc od wejścia w życie przepisów aby podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 250 osób ustaliły procedurę wewnętrzną. Innymi słowy podmioty prawne i podmioty publiczne będą miały 3 miesiące na wdrożenie zasad ochrony sygnalistów. Bez zmian pozostaje obowiązek przystosowania się do nowych przepisów przez mniejszych pracodawców. W tym przypadku realizacja obowiązku ustalenia procedury wewnętrznej przez podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50 i mniej niż 250 osób, musi nastąpić do dnia 17 grudnia 2023r.

Kto może być sygnalistą?

Projektowane przepisy roztaczają ochronę nad liczną kategorią osób. Poza doczasowym katalogiem osób mogących skorzystać z gwarancji przewidzianych ustawą ochroną zostaną objęci również pracownicy tymczasowi i praktykanci.  Ponadto, ustawa znajdzie zastosowanie do pracowników służb mundurowych i ich rodzin oraz żołnierzy zawodowych. Projekt nie rozwiewa jednak wątpliwości co do tego w jaki sposób ustalać wielkość zatrudnienia na potrzeby określenia obowiązku stosowania nowych przepisów. Rozszerzony został katalog osób, do których będą miały zastosowanie nowe przepisy jednak nadal pozostają wątpliwości czy osoby na świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych powinny być liczone do ogółu pracowników.

Czy trzeba przyjmować zgłoszenia anonimowe?

Ustawa zakłada, że pracodawcy nie będą zobowiązani do przyjmowania zgłoszeń anonimowych. W praktyce oznacza to, że pracodawca, który nie zdecydował się na przyjmowanie zgłoszeń od anonimowych sygnalistów będzie mógł pozostawić je bez rozpatrzenia. Niezrozumiałe są argumenty przedstawione w uzasadnieniu do ustawy wskazujące, że zgłoszeniom anonimowym towarzyszą między innymi problemy związane z komunikacją z anonimowym sygnalistą i dodatkowe koszty ponoszone przez pracodawców na obsługę, często nieuzasadnionych, zgłoszeń anonimowych wnoszonych z błahych powodów. Podkreślić trzeba, że większość dostępnych na rynku systemów informatycznych zapewniających dostęp do kanałów komunikacji z sygnalistami jest doskonale przygotowana do obsługi także zgłoszeń anonimowych. Musimy pamiętać, że to właśnie anonimowość stanowi jedną z podstawowych okoliczności, dla których sygnalista w ogóle decyduje się zgłosić naruszenie. 

Zupełnym novum pojawiającym się dotąd jedynie w dyskusji publicznej stało się wprowadzenie do ustawy przepisów o systemie zachęt dla sygnalistów. Przepisy nakazują bowiem aby procedura wewnętrzna określała między innymi system zachęt do korzystania z procedury wewnętrznej. Do decyzji każdego podmiotu pozostanie co taką miałoby być taką zachętą. Rozwiązanie to koresponduje z problemem czy wynagradzać sygnalistów, który ma tak samą liczbę zwolenników jak i przeciwników.

Pojawia się dość nietypowa definicja postępowania prawnego odwołującego się między innymi do postępowań wewnętrznych prowadzonych na podstawie procedury przyjętej u pracodawcy na podstawie przepisów prawa. Nie można jednak zapominać, że sposób interpretacji przepisu prawa na potrzeby wdrożenia tej czy innej procedury wewnętrznej w organizacji może powodować, że procedura taka pomimo, że istnieje, to sama w sobie jest wadliwa.

Urzędy lub jednostki organizacyjne gmin liczących mniej niż 10 000 mieszkańców nie mają obowiązku stosowania przepisów o sygnalistach. W tym obszarze warto odnotować, że w ramach jednej gminy będzie mogła obowiązywać jedna procedura wewnętrzna dla kilku urzędów lub jednostek organizacyjnych pod warunkiem zapewnienia ich odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Jak ustalić procedurę wewnętrzną dotyczącą zgłoszeń naruszeń?

Sposób ustalenia procedury wewnętrznej przez podmiot prawnych zasadniczo się nie zmienił. Nadal konieczna jest konsultacja, z tym że projekt nakłada ramy czasowe trwania owych konsultacji wskazując, że trwają one nie krócej niż 7 dni i nie dłużej niż 14 dni od dnia przekazania projektu procedury.

Termin przechowywania danych dotyczących zgłoszenia skrócono z 5 lat do 12 miesięcy od dnia zakończenia działań następczych.

Projekt, ponownie jak jego poprzednia wersja nadal nie wprowadza żadnych sankcji o charakterze administracyjnym. Pomysłodawcy dokonali jednak pewnej rewizji przepisów operujących poprzednio identycznym rodzajem kary wprowadzają gradacje możliwej do orzeczenia kary w zależności od popełnionego czynu. Kwalifikowaną postacią przestępstwa będzie stosowanie łącznie więcej niż dwóch działań odwetowych, które zagrożone będzie karą pozbawienia wolności do lat 3, podczas gdy w typie podstawowym zagrożenie za podejmowanie działań odwetowych wobec osoby, która dokonała zgłoszenia zagrożone jest karą grzywny, karą pozbawienia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.