Dziś będzie o tym, czym różni się regulamin zgłoszeń wewnętrznych do procedury zgłoszeń wewnętrznych, a także o praktycznej stronie procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Samo przygotowanie i przyjęcie wewnętrznego regulaminu zgłoszeń wewnętrznych to jedno. Czym innym jest prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających, kiedy już takie zgłoszenie nieprawidłowości otrzymamy.

Przypomnę na wstępie, że na organizacji będą ciążyć 5 zasadniczych obowiązków:
1. Przyjęcie regulaminu dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.
2. Prowadzenie rejestru zgłoszeń.
3. Komunikacja z sygnalistą.
4. Podjęcie działań następczych.
5. Ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi w związku z dokonanym zgłoszeniem.

Można oczywiście wskazać cały szereg innych obowiązków jakie ciążą na organizacji, ale te wskazane wyżej, w mojej ocenie, dobrze oddają istotę tego, o co rzeczywiście należy zadbać.

📝 Regulamin dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

Regulamin, o którym mowa w projekcie ustawy, powinien wskazywać podstawy działania w organizacji w zakresie kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz instrumentów służących ochronie sygnalisty.

Zacznijmy jednak od pewnej nieścisłości, jaką można dostrzec w projektowanych przepisach. Ci z Was, nieco bardziej uważni, zwrócili już uwagę także na to, że odpowiedzialność karna o której mowa w art. 60 projektu, dotyczy nieustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Przepis ten nie mówi nic o nieustanowieniu regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. A wiadomo przecież, że pojęcia „regulamin” i „procedura” to semantycznie zupełnie coś innego.

Przypomnę, że zgodnie z art. 28 projektowanej ustawy, pracodawca ustala regulamin zgłoszeń wewnętrznych, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodną z wymogami określonymi w rozdziale 3 projektu.

Jeśli uważnie spojrzymy na cytowany przepisy, to dostrzegamy dwa kluczowe elementy.

1️⃣ Po pierwsze, regulamin ma za zadanie określać wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

2️⃣ Po drugie, procedura ma spełniać wymogi, o których mowa w projekcie ustawy.

Wynika z tego dalej idący wniosek, mianowicie taki, że regulamin dokonywania zgłoszeń wewnętrznych może obejmować także inne kwestie niż tylko wskazanie samej procedury dokonywania zgłoszeń, obejmujące na przykład wskazanie pewnych ogólnych ram dotyczących stosunku organizacji do kwestii sygnalizowania nieprawidłowości, wyznaczenia określonych celów, czy umiejscowienia tego regulaminu wśród innych wewnętrznych dokumentów firmy.

Drugi istotny wniosek jest taki, że przepisy określają pewien minimalny zakres, jaki powinien obejmować regulamin zgłoszeń wewnętrznych. To z kolei przekłada się na fakt, że przyjęcie regulaminu o węższym zakresie może skutkować odpowiedzialnością karną o jakiej mowa w art. 60. Wprowadza on bowiem odpowiedzialność karną nie tylko za nieustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, ale także za ustanowienie procedury naruszającej art. 29 ust. 1 projektowanej ustawy. I znowu, pewnym chyba niedopatrzeniem projektodawców, jest posługiwanie się w art. 29 słowem „regulamin”, podczas gdy odpowiedzialność karna grozi za nie przyjęcie „procedury”. Tych nieścisłości można doszukać się w projekcie jeszcze kilka.

Podpowiadam jak z tego kłopotu wybrnąć.

Aby pozostać w zgodzie z wymogami ustawy (przynajmniej na etapie projektu), organizacja musi przyjąć regulamin zgłoszeń wewnętrznych, którego niezbędnych elementem będzie procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Innymi słowy, regulamin zgłoszeń wewnętrznych powinien opisywać całościową politykę organizacji w zakresie sygnalizowania, i nie widzę przeszkód, aby nazywać go np. polityką w zakresie dokonywania zgłoszeń i ochrony sygnalistów, obejmując swym zakresem szereg innych kwestii, których nie będziemy mogli nazwać procedurą wewnętrzną.

W regulaminie mogą znaleźć się takie kwestie, jak wskazanie umiejscowienia osób lub jednostki rozpatrującej zgłoszenia w strukturach organizacji, wskazanie sposobu i tryby przyjmowania i aktualizowania regulaminu, określenie kwalifikacji i doświadczenia, jakie powinny posiadać osoby zajmujące się rozpatrywaniem zgłoszeń, wskazanie obszarów innych niż wymienione w art. 2 projektu, w jakich sygnaliści mogą liczyć na ochronę, w jaki sposób i za pomocą jakich środków organizacja zapewnia poufność danych tożsamości sygnalisty i innych osób, których dotyczy zgłoszenie itp.

🔍 Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Zatem czym będzie procedura? Procedura, którą organizacja musi przygotować, będzie wskazywać konkretne kroki jakie należy podjąć w związku ze zgłoszeniem. Pokuszę się o stwierdzenie, które może służyć za wskazówkę, że po procedurę powinniśmy sięgnąć wówczas, kiedy za pomocą przyjętych i opisanych w regulaminie kanałów umożliwiających dokonywanie zgłoszeń wpłynie pierwsze zgłoszenie. No i teraz – jak już to pierwsze zgłoszenie wpłynęło – co robimy?

Procedura zatem może (i powinna) odpowiadać na kilka pytań. O to kilka z nich, a odpowiedzi na te pytania mogą stanowić swego rodzaju trzon procedury.

1. Kto jest odpowiedzialny za monitorowanie systemu (kanałów) tak, aby żadne zgłoszenie nie pozostawało nie zauważone?

Na marginesie trzeba dodać, że systemy obsługujące kanały dokonywania zgłoszeń mogą wysyłać powiadomienie o nadejściu nowego zgłoszenia lub wysyłać innego rodzaju alerty wymagające uwagi lub podjęcia działań przez operatora.

2. W jakim terminie i przez kogo dokonywana jest pre-selekcja zgłoszeń?

Nie wiem czy pamiętacie, ale norma ISO 37 002 może być w tym miejscu przydatna.

3. Jakimi kryteriami należy się kierować dokonując pre-selekcji zgłoszeń?

Z pewnością wśród zgłoszeń pojawią się sygnały nieistotne lub powtarzające się, a jednocześnie takie, które mogą być niezwykle istotne.

4. Kto, w jakim trybie, w jakiej formie oraz w jakim terminie zawiadamia sygnalistę o zarejestrowaniu zgłoszenia?

5. Kto, w jakiej formie, oraz w którym momencie zrealizuje obowiązek informacyjny wobec osób, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO?

Zwróćcie uwagę na treść art. 8 projektu w związku z art. 6 projektu.

6. W jaki sposób organizacja pozyskuje dodatkowe informacje od sygnalisty lub od innych osób?

7. W jaki sposób organizacja rejestruje podejmowane w trakcie rozpatrywania zgłoszenia działania? Kto i w jakim trybie odpowiada za monitorowanie prawidłowości podejmowania decyzji?

8. Jaka osoba lub osoby są uprawnione i obowiązane do podejmowania wiążących decyzji dotyczących danego zgłoszenia?

9. Jak organizacja traktuje zgłoszenia anonimowe?

10. Jakie są obowiązki innych komórek wewnętrznych w zakresie udzielania pomocy w wyjaśnieniu sprawy?

11. Jaki jest tryb oraz kto jest zaangażowany w rozpatrywanie zgłoszenia, jeśli dotyczy ono osoby z wyższej kadry menedżerskiej, członka zarządu, rady nadzorczej, wspólnika lub właściciela firmy?

12. Jaki jest tryb prowadzenia rejestru zgłoszeń, w jaki sposób jest on prowadzony, przechowywany oraz kto ma dostęp do danych gromadzonych do rejestrze?

13. Jakie informacje podlegają raportowaniu, jak często i kto jest odbiorcą raportów dotyczących napływających zgłoszeń i sposobu ich wyjaśniania?

14. Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie komunikacji z sygnalistą oraz poinformowanie go o sposobie załatwienia sprawy w wymaganym terminie?

15. W jaki sposób i jak długo przechowywane są dane dotyczące poszczególnych zgłoszeń?

16. Kto jest odpowiedzialny za podjęcie i współpracę z organami publicznymi, w tym z organami ścigania?

17. Jaka jednostka odpowiedzialna jest za podjęcie działań następczych oraz w jaki sposób ich prowadzenie będzie rejestrowane i monitorowane?

❓ Co dalej z ochrona-sygnalistów.pl?

Za mną już ponad 30 newsletterów, które dziś odbiera ponad 200 osób!

Dziękuję! 😊

Niedługo strona www zmieni się nie do poznania. Pojawi się archiwum newslettera – powstanie bardzo bogata baza wiedzy.

Rozpoczynam także przygotowania do wydania praktycznego poradnika dotyczącego wdrożenia ustawy. Jeszcze w grudniu powinna ruszyć przedsprzedaż!

I jak zawsze mam do Ciebie prośbę na koniec. Odpowiedz na 4 pytania w mojej ankiecie. Twoje odpowiedzi pomogą mi przygotować poradnik! ⬇️

A jeśli już odpowiedziałeś to bardzo Ci dziękuje.

Wypełniam ankietę