Na początek przesyłam ogromne DZIĘKUJĘ 💜 wszystkim z Was, którzy odpowiedzieli w mojej ankiecie na temat poradnika o ustawie o sygnalistach. Wasze odpowiedzi są bardzo przydatne. Krótka analiza ankiety znajduje się na dole tego maila. 

HINT -> ankieta cały czas działa i nie obrażę się jeśli odpowiesz na 4 pytania tam zawarte.  

Ankieta – poradnik o wdrożeniu ustawy o ochronie sygnalistów. 

Zaczynamy dzisiejszy odcinek! ⬇ 

Jak wiemy obowiązki określone w projekcie ustawy o ochronie sygnalistów znajdą zastosowanie do pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. 

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy będzie ustalenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodną z wymaganiami wskazanymi w rozdziale 3 projektowanej ustawy. 

Nie oznacza to, że pracodawcy nie mają innych obowiązków związanych z zapewnieniem ochrony osobom zgłaszającym naruszenia przed działaniami odwetowymi. 

Uważam jednak, że od tego, jak będzie brzmiał regulamin oraz jakie działania będą poprzedzały jego przygotowanie i wdrożenie, a później egzekwowanie jego postanowień, zależeć będzie skuteczność wszystkich mechanizmów funkcjonujących u danego pracodawcy, zapewniających zgodność z nowymi przepisami. 

📌 Regulamin zgłoszeń wewnętrznych 

Podkreślenia wymaga fakt, że regulamin zgłoszeń wewnętrznych może być ustalony także przez pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników. System ochrony sygnalistów może zatem funkcjonować także w organizacjach zatrudniających mniej niż wynosi ustawowy próg zatrudnienia. Zwróćmy uwagę na istotne wymogi, które trzeba spełnić, aby przyjąć regulamin zgodnie z ustawą. 

Krok po kroku 🚶‍♂ 

KROK I: Kto jest odpowiedzialny za ustalenie regulaminu? 

W pierwszej kolejności projektowany art. 28 stanowi, że to pracodawca zobowiązany jest ustalić regulamin zgłoszeń wewnętrznych. Nie może zatem budzić wątpliwości, że za opracowanie treści regulaminu, a więc i za zaproponowanie konkretnych rozwiązań co do organizacji kanałów do zgłaszania nieprawidłowości, odpowiada pracodawca. Na jego barkach ciąży także obowiązek przeprowadzenia konsultacji z pracownikami, a także podanie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych do wiadomości pracowników. 

KROK II: Opracowanie projektu i konsultacje. 

Z uwagi na wyrażony w kolejnym ustępie redakcyjnym obowiązek przeprowadzenia konsultacji z pracownikami możemy wskazać, że pierwszym elementem związanym z wdrożeniem regulaminu jest przygotowanie samego projektu regulaminu, a następnie przeprowadzenie konsultacji z pracownikami. Mogą to być konsultacje z zakładową organizacją związkową albo z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. 

Brak przeprowadzenia konsultacji oznaczać będzie wadliwość regulaminu tego rodzaju, że w moim przekonaniu nie będzie on regulaminem w rozumieniu ustawy (w tym momencie – projekcie ustawy), co skutkować może odpowiedzialnością karną, o której mowa w projektowanym art. 60 ustawy. 

Warto wskazać dodatkowo, że sam zwrot „pracodawca ustala po konsultacji” oznacza, że warunkiem przyjęcia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych u danego pracodawcy jest także przeprowadzenie konsultacji z pracownikami. Dopiero z chwilą przeprowadzenia konsultacji z pracownikami i ostatecznym podaniu treści regulaminu do wiadomości pracowników, stanie się on aktem zakładowego prawa pracy. Projekt ustawy milczy na temat tego, w jaki sposób pracodawca powinien przeprowadzić konsultacje z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa. 

Czy konsultacje takie powinny skończyć się wyrażeniem zgody przez organizacje związkowe albo przedstawicieli pracowników? Uważam, że słowo „konsultacje” użyte w tym znaczeniu, absolutnie nie oznacza konieczności uzyskania zgody od uprawnionych do konsultacji podmiotów. Pracodawca powinien skierować projekt regulaminu do zaopiniowania do wskazanych podmiotów celem wyrażenia opinii na temat proponowanej treści regulaminu. Będzie to nie tylko zgodne z celem przepisu, ale także sam proces opiniowania i konsultacji może pozytywnie wpłynąć na ogólne postrzeganie problemu przez zainteresowanych. Brak konieczności uzyskania zgody wynika także z faktu, że zarówno projekt ustawy, ale i przepisy powszechnego prawa pracy nie wskazują jak należy postąpić w przypadku, gdyby konsultacje takie zakończyły się fiaskiem, czyli brakiem zgody organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników. 

W związku z tym uważam, że po pierwsze – pracodawca musi skierować projekt regulaminu do konsultacji i powinien umieć wykazać, że projekt taki został rzeczywiście podany konsultacjom, a druga strona, czy to poprzez zorganizowane w tym celu spotkanie czy też w drodze pisemnej, miała możliwość wypowiedzenia się co do zaproponowanej treści regulaminu. Ustawa o związkach zawodowych mówi, że do zakresu działania zakładowej organizacji związkowej należy między innymi zajmowanie stanowiska wobec pracodawcy w sprawach dotyczących zbiorowych interesów i praw pracowniczych. Po drugie, uważam, że zgłoszone przez przedstawicieli pracowników uwagi do treści regulaminu powinny zostać przez pracodawcę przeanalizowane i tam gdzie będzie to możliwe także uwzględnione. 

Nie zaszkodzi także, aby przyjmując ostateczną treść regulaminu pracodawca wskazał, których uwag lub postulatów nie uwzględnił i dlaczego. Z punktu widzenia odpowiedzialności pracodawcy warto także zadbać o prawidłowe udokumentowanie procesu ustalania regulaminu, w tym także przebiegu konsultacji przeprowadzonych z przedstawicielami pracowników. 

KROK III:Uchwalenie i wejście w życie regulaminu. 

Ustalony w ten sposób regulamin wchodzi w życie w terminie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Z uwagi na fakt, że regulamin ten będzie aktem wewnętrznego prawa pracy powinien także, przed jego ogłoszeniem, zostać przyjęty przez organy pracodawcy odpowiednią uchwałą lub zarządzeniem.Ustawa stanowi, że pracodawca powinien zapoznać każdego nowego pracownika z treścią regulaminu, co z pewnością wymagać będzie przygotowanie dodatkowego oświadczenia do podpisania przez nowego pracownika. 

Nie możemy zapomnieć o jeszcze jednej kwestii. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych ma służyć przede wszystkim wskazaniu zasad dotyczących dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i ich weryfikacji. Pamiętajmy jednak, że zgłoszenie wewnętrzne może być złożone także przez osobę będącą zgłaszającym w rozumieniu projektu ustawy, nie będącym pracownikiem pracodawcy, którego dotyczy zgłoszenie. Skąd zatem osoby, które mogą być sygnalistami, a nie są pracownikami pracodawcy w rozumieniu przepisów prawa pracy, mają wiedzieć, jakie zasady obowiązują w danym podmiocie w zakresie dokonywania zgłoszeń wewnętrznych? Pytanie prowadzi to do wniosku, że podmioty zobowiązane do stosowania przepisów powinny zadbać o to, aby sam regulamin lub odpowiednio przygotowany wyciąg z jego treści prezentujący sposoby i zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, był dostępny dla osób z zewnątrz organizacji, a które mogą chcieć dokonać zgłoszenia wewnętrznego. 

📌6 wskazówek jak opracować regulamin zgłoszeń wewnętrznych 

1⃣ Przygotowując projekt regulaminu ustal kontekst i potrzeby organizacji. Możesz przy tym kierować się rekomendacjami, o jakich mowa w normie ISO 37002. Pozwoli to przygotować rozwiązania adekwatne do potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa. Zadbaj także, aby dokument był napisany zrozumiałym językiem. 

2⃣ Zadbaj o spójność dokumentu z innymi politykami i regulacjami wewnętrznymi, aby nie wprowadzać zbędnych powtórzeń, i aby obowiązujące u pracodawcy regulacje wewnętrzne wzajemnie się uzupełniały. Pamiętaj, że naruszenia mogą dotyczyć nie tylko naruszeń określonych przepisów prawa, ale także naruszeń określonych dokumentów wewnętrznych, w tym na przykład kodeksów etycznych, czy innych norm zachowań. 

3⃣ Upewnij się, czy proponowane rozwiązania organizacyjne są możliwe do zrealizowania oraz czy posiadasz wystarczające zasoby do tego, aby obsługiwać dane procesy w sposób jaki proponujesz w regulaminie. 

4⃣ Zaproś przedstawicieli pracowników do prac nad treścią regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, co po pierwsze skróci proces konsultacji treści dokumentu, a po drugie może zostać pozytywnie odebrane przez pracowników i przyczyniać się do właściwego wdrożenia systemu zakończonego powodzeniem. Pamiętaj, aby odpowiednio udokumentować proces konsultacji nad przyjęciem regulaminu. 

5⃣ Uzgodniona treść regulaminu powinna zostać we właściwym trybie przyjęta do stosowania przez pracodawcę. Może się to odbyć przez opublikowanie wewnętrznego zarządzenia lub przyjęcia określonej uchwały przez organy spółki. 

6⃣ Przygotuj materiały informacyjne – zarówno skierowane do pracowników, jak i do innych osób spoza organizacji. Powinny one w przystępny sposób tłumaczyć, nie tylko jak należy dokonać zgłoszenia, ale powinny także wyjaśniać motywy, jakimi kieruje się dany pracodawca, wdrażając zasady dotyczące przyjmowania naruszeń prawa. 

📝 Praktyczny poradnik o ustawie – co dalej? 

Dziękuję Wam za udzielenie odpowiedzi w mojej ankiecie. Część odpowiedzi mnie zaskoczyła. Część wydawała się jasna.  

W ankiecie chciałem się dowiedzieć czy jest sens wydawać poradnik, który pomoże wdrożyć dyrektywę w firmie. Większość (tj ok 75%) powiedziała, że tak i że jest w stanie zapłacić za materiał kwotę w przedziale 40 – 60 zł.  

No to chyba czas taki poradnik napisać?