Ostatnio kilka razy spotkałem się z pytaniami dotyczącymi wdrożenia ustawy o sygnalistach. Jak się do tego zabrać? Jakie kroki podjąć? Choć może się wydawać, że proces ten jest skomplikowany i czasochłonny, w rzeczywistości można go przeprowadzić sprawnie i efektywnie. Kluczowe jest podejście oparte na cyklu Deminga: Zaplanuj > Wykonaj > Sprawdź > Popraw.

Oto kilka wskazówek, jak skutecznie wdrożyć ustawę o sygnalistach w swojej firmie.

 1. Decyzja o zakresie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Pierwszym krokiem jest decyzja, czy wewnętrzna procedura zgłoszeń ma obejmować tylko obszary naruszeń wskazane w ustawie, czy również inne obszary, takie jak prawo pracy. Konsultacje z pracownikami mogą pomóc w ustaleniu, jak szeroki powinien być zakres ochrony.

2. Obsługa zgłoszeń anonimowych

Firmy muszą zdecydować, czy będą przyjmować zgłoszenia anonimowe. Jeśli tak, należy opracować proces obsługi takich zgłoszeń. Ustawa nie wymaga przyjmowania zgłoszeń anonimowych, ale jest to kwestia, którą warto rozważyć.

3. Wskazanie odpowiedzialnej osoby lub jednostki za przyjmowanie zgłoszeń

Kolejnym krokiem jest wyznaczenie osoby, jednostki lub podmiotu zewnętrznego odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy. Ta osoba będzie również odpowiedzialna za inne związane z tym obowiązki.

 4. Wybór systemu informatycznego do obsługi sygnalistów

Wybór odpowiedniego systemu informatycznego do obsługi zgłoszeń jest kluczowy. System ten powinien spełniać minimalne wymagania, ale warto również przemyśleć możliwość jego rozbudowy w przyszłości. Ochrona tożsamości sygnalistów oraz danych osobowych to priorytety, które muszą być uwzględnione.

5. Komunikacja z pracownikami

Sposób komunikacji z pracownikami ma ogromne znaczenie. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być konsultowana z załogą przed jej wdrożeniem. Warto zaangażować przedstawicieli pracowników oraz tzw. agentów zmiany, którzy będą wspierać proces od samego początku.

 

Wdrożenie ustawy o sygnalistach nie musi być skomplikowane ani czasochłonne. Kluczowe jest podejście oparte na cyklu Deminga oraz zaangażowanie pracowników na każdym etapie procesu. Dzięki temu możecie stworzyć skuteczny system zgłaszania nieprawidłowości, który będzie wspierał transparentność i odpowiedzialność w firmie.

Wdrożone procedury nie muszą być perfekcyjne od samego początku. Regularne przeglądy i poprawki są nieodzownym elementem ciągłego doskonalenia systemu. W ten sposób możecie zapewnić, że system będzie działał efektywnie i zgodnie z potrzebami organizacji.