Podstawowe obowiązki przedsiębiorcy – ustawa o sygnalistach opublikowana w Dzienniku Ustaw

Kiedy wejdą w życie przepisy o sygnalistach?

Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie 25 września 2024r. Podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 lipca wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób będą musiały wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów. Liczba osób obejmuje pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Ustawa o ochronie sygnalistów nie posługuje się pojęciem przedsiębiorcy ale obowiązku nałożone są na podmiot prawny, będący w istocie podmiotem prywatnym lub podmiotem publicznym. Z kolei podmiot prywatny to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi. Trzeba podkreślić, że ustawa o ochronie sygnalistów nakazuje niektórym podmiotom prawnym stosowanie przepisów ustawy bez względu na liczbę pracowników. Dotyczy to przede wszystkim podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Oczywiście przedsiębiorcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów w zakresie w jakim przewiduje to ustawa.

Jakie obowiązki ciążą na podmiotach prywatnych w związku z ustawą o ochronie sygnalistów?

Podstawowym i zdefiniowanym w pierwszej kolejności obowiązkiem podmiotu prawnego jest ustalenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Procedura ta ma być zgodna z wymogami określonymi w rozdziale 3 ustawy.

Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych to oczywiście nic innego jak jej opracowanie, właściwe uzgodnienie oraz jej przyjęcie i ogłoszenie przez podmiot prawny. Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych następuje w drodze konsultacji z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi jeśli takie organizacje działają w podmiocie prawnym albo z przedstawicielami pracowników. Użycie liczby mnogiej w odniesieniu do przedstawicieli osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego przesądza o konieczności dokonania przez pracodawcę wyboru więcej niż jednej osoby, które będą zaangażowane w proces ustalenia wewnętrznej procedury zgłoszeń wewnętrznych. Sposób wyłonienia przedstawicieli pracowników powinien nastąpić w trybie przyjętym w podmiocie prawnym. Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od przedstawienia projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Nie ulega wątpliwości, że to pracodawca opracowuje projekt takiej procedury a następnie przekazuje ten projekt do konsultacji, które w każdym przypadku mogą wyglądać odmiennie, jednak ich zasadniczym celem jest nie tyle uzyskanie pozytywnej opinii co akceptacji projektu procedury co po prostu przekazanie przedstawicielom pracowników projektu nowej procedury wewnętrznej. Ustawa nie nakłada obowiązku wyrażenia jakiejkolwiek stanowiska przez przedstawicieli załogi a nadto, podmiot prawny nie jest związany wyrażonym stanowiskiem. Z oczywistych względów jednak marginalizacja procesu konsultacji z pracownikami procedury wewnętrznej może przesądzić o nieskuteczności wprowadzonego przez pracodawcę systemu ochrony sygnalistów i w efekcie braku zaufania ze strony załogi. Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zostać podana do wiadomości pracowników na siedem dni przed jej wejściem w życie.

Obowiązek informowania o procedurze dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

Dodatkowym obowiązkiem podmiotu prawnego będzie informowanie osób ubiegających się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług o obowiązującej w przedsiębiorstwie procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Sposób udostępnienia lub informowania o procedurze nie został wskazany w przepisach jednak nie powinno budzić wątpliwości, że planując rekrutację przedsiębiorca powinien przekazać bądź samą procedurę bądź wskazać gdzie kandydat może się z taką procedurą zapoznać.

Wymogi jakie powinna określać procedura zgłoszeń wewnętrznych

Artykuł 25 ust. 1 ustawy o sygnalistach określa minimalne wymogi jakie powinna określać procedura zgłoszeń wewnętrznych.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:
1) wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
3) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
5) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
7) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może także obejmować nieobligatoryjne rozwiązania i instrumenty w tym w szczególności określać system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Sensem ochrony sygnalistów jest przede wszystkim umożliwienie sygnalistom dokonanie zgłoszenia. W tym celu podmiot prawny udostępnia co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. to, że to sygnalista może zdecydować o tym czy, po pierwsze chce zgłosić naruszenie w sposób anonimowy, a po drugie w jaki sposób chce dokonać zgłoszenia.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Podmiot prawny ma także obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, który obejmuje odpowiednio:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.