Regulamin zgłoszeń wewnętrznych – SYGNALIŚCI

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych to nic innego jak Procedura zgłoszeń wewnętrznych. Obowiązek jest ustanowienia wynika z art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zostać ustalona przez pracodawcę i skonsultowana z przedstawicielami pracowników.

Co powinna określać procedura zgłoszeń wewnętrznych?

O tym jakie elementy powinien zawierać Regulamin/Procedura zgłoszeń wewnętrznych wskazuje art. 25 ustawy o ochronie sygnalistów. Zgodnie z nim:

Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

1) wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;

2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;

3) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;

4) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

5) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;

6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;

7) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;

8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Co jeszcze może wskazywać procedura zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów?

Poza elementami obowiązkowymi Procedura zgłoszeń wewnętrznych (wzór) może dodatkowo obejmować:

1) wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń (SPOSÓB PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ANONIMOWYCH);

2) wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;

3) wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;

4) określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Jak wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

W pierwszej kolejności trzeba zdecydować o trzech zasadniczych kwestiach:

1) jaka jednostka lub osoba ma zajmować się weryfikacją zgłoszeń sygnalistów?

2) czy podmiot prawny może przyjmować zgłoszenia anonimowe?

3) czy podmiot prawny powinien opracować system zachęt dla sygnalistów i nagradzać sygnalistów?

Odpowiedź na te trzy pytania jest najważniejsza do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Chcesz dowiedzieć się więcej zajrzyj do pozostały wpisów.